リモートワークやPRAなど業務効率化の邪魔になる処理や慣習
「コロナ対応のためにリモートワークを導入したい」
「流行りのRPAを導入して業務を自動化したい」
というお客様からの相談を受けることが多々あります。
「業務効率化するために、最も障壁となるものは何なのか」と考えてみました。
作業をそのままIT化しても意味がない
- ExcelVBAやマクロで毎月の処理を自動化したい
- UiPathやWinActorを導入して大量のルーチンワークをロボット化したい
人件費削減のため、業務効率化のためにこのような依頼を受けた時に、最初の壁にぶつかってしまうことがあります。
それは、仕事の効率化を考える時に現在の処理をそのままIT化してもムダだということを理解してもらうことに時間が掛かってしまうのです。
社内SE担当者が存在するとか部署があると、スムーズに進むのですが、私のような弱小フリーランスにお問い合わせしてくださるのは、経営者が全て兼任してしまっているような状況の会社や個人事業主ばかり。
一方、実際の業務を担当している事務の方はExcel関数も使いこなせていないレベルだったり、自分の処理をタスク一覧にしていることもなかったりするので、IT化する前に本当に必要なタスクを洗い出して整理することにかなりの時間を取られてしまうわけです。
IT化やロボット化を成功させるポイント
ベストなIT化やロボット化を実現するために必要なことは、「雑務を含めてすべてのタスクを洗い出すこと」です。
毎日・毎月・毎年のタスク全てをリストアップすることが大切なのです。
それは、本当に些細で数分で完了してしまう作業であっても、です。
担当者一人一人の全てのタスクが洗い出され、そのタスクの目的とスケジュールを把握するところまできたら、IT化やRPA化の半分は完成したようなもの。
タスクを細切れにすることができるので、属人化されていた仕事が無くなり、外注化や分業化を検討しやすくなりますし、リモートワークで対応可能な仕事を切り分け易くなります。
ぜひ、この緊急事態宣言中の在宅勤務中に、社員一人一人から全ての担当タスク一覧を作成してもらってはいかがでしょうか。
「その処理が本当に必要なのか？」と疑ってみよう
- 見積書・注文書・請求書の押印
- 紙の契約書
- 郵送
- 添付ファイルの圧縮処理
- FAXでのやりとり
- 業務システムからExcelへ転記入力
- 通帳やカードの入出金を手入力
- 入出金伝票
引き継いだままずっとやってきたからという処理が本当に必要なのかチェックしてみませんか。
たとえば、請求書の印鑑には何の法的拘束も根拠はありません。印鑑がなくても請求書として認められます。
印鑑を押すという意味のない目的だけのために、3つの新たなムダ処理が発生します。
- 請求書を印刷する
- 請求書に押印する
- 請求書をスキャナーで取り込む
ムダな仕事は新しいムダな仕事を生むのです。そして、どんどん処理のコストやIT化の予算まで引き上げていきます。
Excelで作成された請求書ファイルをそのままPDF化して、メールなどで送ってもらえれば、受け取った側の自動処理がスムーズに進むのに、スキャンされたPDFファイルを送られて来ることでOCR読み込みという処理を追加しなければいけないと、取引先から迷惑がられているかもしれませんよ。
パソコンは手書きの清書ツールではない
そもそも、PCは手書きの清書ツールではありません！
お客様でも事務担当者でもだれでも、一度でもそのデータをPCで入力したのなら、もうそのデータを再入力する必要はないのです。
パソコンは、データを自由自在に扱うためのツールです。
PCを使うなら2度と同じ処理を繰り返さないぐらいの気持ちが必要です。
おすすめのリモートワーク・業務効率化ツール
仕事を効率化してくれるシステムは、一昔前は高額で導入するには高い壁がありました。
でも、もうそんなのは昔話です。
今なら、一人当たり月数百円から気軽に使えるツールがたくさん揃っています。
この機会に、一つのプロジェクトから、限定した部署から、スモールスタートで取り入れてみるべきじゃないでしょうか。
| サービス名 | 処理内容 |
|---|---|
| クラウドサイン | 契約書 |
freee |
経理 |
| jooto | タスク管理 |
| Slack | チャット |
| Googleハングアウト | ビデオ通話 |
| Googleドライブ | ファイル共有 |
| Microsoft Whiteboard | ホワイトボード共有 |
ムダな仕事を続ける会社の未来
進んだ会社ではとっくに自動化されている仕事を手作業で続けている会社には、数年後の未来はないんじゃないでしょうか。
コロナウィルスの影響で有効求人倍率が減ったとしても、優秀な人材ほど面接時に導入しているシステムや業務内容をチェックしますし、自分がやらなくてもいい仕事を選びません。
こんないち主婦のブログに呟いた記事を経営側の方が目にする可能性は限りなく少ないかもしれません。
それでも、危機感を持って行動していただきたくて書きました。
パートや派遣仕事を探す主婦ですら、RPAやAIで数年以内に代行できそうな仕事を選びませんよ。
外出自粛中にも関わらず、リモートワークできないデスクワークなら転職しますよ。
どうか、意識改革してください。
