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きむおばです。関東在住の40代の主婦です。 契約社員・派遣・フリーランスの3足のわらじ中。フリーランスでは、ファイナンシャルプランナーとしてライターやセミナー講師をしたり、サイト制作やプログラムを作ったりしています。
お金・子育て・趣味のこと…何でも気ままに書く雑記ブログです。
目標は、ライター・サイト制作・広告他の収入バランスを整えること。ブログ収入UPに今年も力を入れます。

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主婦の働き方・稼ぎ方 

「Excel入力が早すぎて神業!」と言われるためにやっている地味で簡単なこと

Excelの活用でもっと事務処理を時短化

今まで、正社員・派遣社員・契約社員・パート・フリーランスと様々な業態で仕事を続けてきました。

どの職場やお客様にも、「Excelの入力スピードが速すぎて魔法みたい」と褒められることが多いのですが、入力スピードを速くするためにしているちょっとしたことをご紹介します。

マウスは極力使わない

マウスを使ってしまうと、どうしてもブラインドタッチのホームポジションから手が離れてしまいます。

マウスとキーボードの移動時間を無くすために、マウスはなるべく使用しないようにしています。

必要なよく使用するショートカットキーを覚えておけば、マウスを使う必要はほぼありません。

Excelでよく使用するショートカットキー

ショートカットキー 内容
F4 セルの絶対参照
F11 グラフ作成
F12 名前を付けて保存
Ctrl+S 上書き保存
Ctrl+R 左の列をコピー
Ctrl+D 上の行をコピー
Ctrl+F 検索
Ctrl+H 置換
Ctrl+1 セルの書式設定
Ctrl++ 列・行・セルの挿入
Ctrl+- 列・行・セルの削除
Ctrl+home 一番最初のセルへ移動
Ctrl+End 一番最終のセルへ移動
Ctrl+Shift+home 一番最初のセルまで選択
Ctrl+Shift+End 一番最終のセルまで選択
Ctrl+Alt+V 形式を選択して貼り付け
Ctrl+Shift+F10 リボンの選択
Shift+Break VBA無限ループの停止

列ごとにIMEのオンオフ設定をデータの入力規則でしておく

入力を開始する前に、列ごとにデータの入力規則で、IMEのオンとオフを設定しています。
Excel IMFオフ
日付・入金・出金といった数値しか入力しない列は、IMEをオフに。

Excel IMEオン
摘要や備考など日本語入力が必要な列には、IMEをオンにしておくのです。

たったこれだけの簡単なことなのですが、データを1行ずつ入力した場合、日本語入力オンとオフの切り替えに1秒程度かかってしまうのではないでしょうか。

たった1秒。
されど1秒。

何百行、何千行とデータ入力した結果の差は大きく開きます。

金額から入力する

例えば、クレジットカード利用明細を入力しなければならない場合があったとします。
(クラウド会計やWeb明細を使えるならムダでしかない処理なのですが、どうしても紙しか受け付けないお客様がいるので対応するしかないのです。無理強いはできませんからね。)

そんな時には、先に金額の列だけ縦に一気に入力してしまいます。
最終行で、ショートカットキーでAlt+=キーを押すと、合計金額が算出されるため、入力した金額と利用明細の金額で入力した内容に間違いがないことをすぐに確認することができます。

金額をとりあえず合わせた後に、日付と使用内容や勘定科目などを入力していくのです。

この入力方法なら、いつも月の使用金額が150万程度のクレジットカード明細なら5分で入力が完了しています。

スキャンスナップといった高機能なスキャナーでクレジットカード利用明細のOCR読込を試してみたりもしましたが、識字率100%ではなかったため、間違いをチェックする時間>入力時間となり、私の場合は入力した方が早いという結果になりました。

同じ入力をしなきゃいけない場合は関数やマクロで自動化

クレジットカード履歴の入力時に、摘要にクレジットカードの名称を入れなければいけない場合、列を増やして関数で自動で設定されるようにしてしまいます。

他にも、何度も繰り返すような処理を見つけた時には、関数化やマクロ化して、処理を極力自動化していきます。

勘定科目を入力する列などは、別シートに勘定科目一覧を作成しておけば、VLOOKUPで摘要から自動で引っ張ってくることもできます。

形式が決まったExcelファイルだったとしても、あとで、値のコピーをした後に追加した列やシートを消去して元通りにしてしまえばいいだけじゃないですか。

ブラインドタッチ+ショートカットキー+入力規則+関数+マクロで入力スピードを高速化

事務職がブラインドタッチを使えて入力スピードが速いのは当たり前のこと。

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さらに高速化するためには、1秒前後のわずかな時間も短縮していくしかありません。

ショートカットキー・関数・マクロの合わせ技で、Excelファイル作成を高速化していきましょう。

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